Klacht indienen over aanbesteding overheid: zinloos of niet?

De klachtenprocedure bij overheidsaanbestedingen werkt niet, zeggen ondernemers. Aanbestedende diensten lappen de uitspraken van de Commissie van aanbestedingsexperts aan hun laars. Aanbestedingsexpert van Techniek Nederland, Laurens de Vrijer: 'We krijgen gelijk, maar we hebben er niks aan.'

 

Die Commissie is toch ooit ingesteld juist om bezwaar maken makkelijker te maken?

'Zeker. Formeel is het goed geregeld. Maar in de praktijk zijn er grote problemen, dat bleek onlangs ook uit onderzoek in opdracht van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Bezwaar indienen bij de organisatie waar je dat bezwaar tegen hebt, dat is niet fijn. En klagen via de rechter levert vaak niet op waar je wel op hoopt.'  

'De Commissie van aanbestedingsexperts is in 2013 ingesteld als laagdrempelig middel om snel bij te kunnen sturen in een procedure. Maar de uitspraken van de commissie zijn niet bindend. En aanbestedende diensten zijn niet verplicht om even te wachten met de aanbestedingsprocedure terwijl de Commissie haar werk doet.'

 

'Die Commissie is er, heb dan ook het fatsoen om 'm serieus te nemen'

 

'Een heel recent voorbeeld is dat van een overheidsinstantie die een deel van de opdracht liet uitvoeren als een soort proeve van bekwaamheid. Dat betekent dat een stuk of vijf bedrijven gratis werk zitten te doen. Dat is in strijd met de wet. Na tips van bedrijven hebben we geklaagd bij de Commissie van aanbestedingsexperts. Die stelde ons weliswaar in het gelijk, maar de aanbestedende dienst wilde daar niet op wachten. We hadden er niks aan.'

 

Waarom wil zo’n dienst niet wachten?

'Ja, zij werken vaak tegen een deadline aan. De zomervakantie komt eraan, of de winter, en dan ligt de bouw stil, ze gaan zelf op vakantie of het oude contract loopt af. Dat snap ik wel. Maar waarom die planning zo strak maken dat je niet drie weken kunt wachten? We hebben het over onderhoudscontracten die vijf jaar lopen. Een dienst is zo een jaar bezig om de documenten voor de aanbesteding op te stellen. Neem die drie weken dan mee in je planning.'
'Kijk, fouten gebeuren. Er zit meestal geen onwil achter bij de aanbesteder. Het is onkunde. Of een andere interpretatie van de wet. Maar om dan maar krampachtig vast te houden aan je procedure, dat vind ik wel kortzichtig. Je krijgt een signaal dat je de wet overtreedt. Neem dat serieus.'

 

Hoe groot is het probleem?

'De Commissie heeft vorig jaar zestig klachten gekregen. Van die ingediende klachten is slechts in negen gevallen de aanbestedingsprocedure opgeschort of een kritieke termijn verlengd. Ik vind dat schrikbarend weinig.'

 

Jammer de bammerIn de periode 2017-2018 waren er acht klachten met een kritieke termijn, waarbij de klager geheel of gedeeltelijk gelijk kreeg. De Commissie heeft nagevraagd wat de diensten met die uitspraken gedaan hadden. Eén dienst heeft niet gereageerd op de vraag van de Commissie. Vijf diensten lieten weten, dat ze het advies naast zich neer hadden gelegd. De procedure was al te ver gevorderd, vonden ze. Twee keer heeft de dienst een gesprek gevoerd met de klager. Eén keer leidde dat tot een tegemoetkoming in de kosten die de ondernemer had gemaakt om mee te kunnen doen aan de aanbesteding.

Staatssecretaris Mona Keijzer gaat de rechtsbescherming van ondernemers aanpakken, heeft ze in juni bekend gemaakt. Is de oplossing nabij?

'Nee. Wij wilden graag een onafhankelijke dienst die de aanbestedende diensten kan controleren. Keijzer wil dat vooralsnog niet. Goed, maar dan moet op zijn minst de mentaliteit bij aanbestedende diensten veranderen. Die Commissie is er, ze wordt betaald door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat en de aanbestedende diensten maken er gebruik van. Heb dan ook het fatsoen om die Commissie serieus te nemen.'

'Van mij hoeft het advies van de Commissie niet bindend te worden. Maar laat diensten wel motiveren waarom ze afwijken. En laat ze ruimte inbouwen in de procedure om klachten te behandelen.'

 

Als klagen tot opschorten van de aanbestedingsprocedure leidt, kunnen ondernemers gaan rekken. Bent u niet bang voor misbruik?

'Het is eerder andersom. In verhouding tot het aantal aanbestedingen, zo’n achtduizend per jaar, wordt er echt heel erg weinig geklaagd. Terwijl 94 procent van ondernemers laat weten wel eens ontevreden te zijn over een aanbestedingsprocedure. Ondernemers zijn bang voor reputatieschade. Het kost hen geld en tijd en het effect is altijd onzeker. Je kunt gelijk krijgen, maar daarmee is nog niet gezegd dat je de opdracht krijgt.'

'Daarbij moeten we verschil maken tussen klachten over contractbepalingen, zoals de hoogte van boeteclausules, en aanbestedingstechnische vragen. Deze vragen zouden in principe moeten leiden tot opschorting van de procedure, tenzij de aanbestedende dienst een stevige motivatie heeft om niet op te schorten. Anders is klagen bij voorbaat zinloos.'

 

Interessant? De aanbestedingsloketten voor de installatiebranche en de bouw, SMI en STABI, organiseren binnenkort een congres over de aanbestedingspraktijk in 2030.

 

MKB vist achter het net Diensten mogen een aanbesteding niet zo uitschrijven dat ze het MKB uitsluiten, maar dat gebeurt soms wel, weet De Vrijer. 'Een paar gemeenten en een provincie wilden het onderhoud van de straatverlichting samen brengen één grote opdracht. Dat zijn een hoop lantaarnpalen. Maar ze hadden naar eigen zeggen onderzoek gedaan en de omvang van de opdracht zou geen belemmering vormen voor het mkb om mee te dingen. Wij kregen toch klachten, dus we hebben eens gevraagd naar dat onderzoek. Toen bleek dat ze twee, drie bedrijven gebeld hadden. Dat noem ik geen onderzoek. Daarbij hadden de gemeenten en provincie ieder een eigen type lantaarnpaal en stelden ze eigen eisen aan de uitvoering van de opdracht. Dus er was ook nog eens geen synergie, geen logische reden om de opdrachten samen te voegen. Dat noemen we clusteren en dat mag niet van de aanbestedingswet. Wij hebben terwijl de aanbesteding nog liep een klacht ingediend bij de Commissie van aanbestedingsexperts. Die vroeg de aanbestedende dienst om de procedure op te schorten tot zij uitspraak had gedaan. Nee, was het antwoord. De uitspraak kwam binnen drie weken en gaf ons gelijk. Maar bedrijven hadden daar niets meer aan. Mkb-ers konden niet meer inschrijven en een groot bedrijf had de opdracht al gekregen.'