Onheus behandeld bij een openbare aanbesteding: 3 ondernemers vertellen

Openbare aanbesteding door gemeenten en andere (overheids)instanties levert bedrijven regelmatig onnodige frustratie op. Deze bedrijven vertellen hoe het beter kan.

Openbare aanbesteding door gemeenten en andere (overheids)instanties levert bedrijven regelmatig onnodige frustratie op. De aanbesteders zeggen niet duidelijk wát ze willen, maar wel hóe ze het willen. Ze gaan in hun randvoorwaarden volslagen voorbij aan de praktijk. Of zijn zo precies dat er maar één kandidaat aan hun voorwaarden kan voldoen: de huidige leverancier. Deze 3 ondernemers werden onheus behandeld en kregen gelijk van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Welke tips hebben zij voor de overheid?

‘Stop aanbesteden om het aanbesteden’

Naam: Wendy de Pree, tenderspecialist bij Staples Nederland, leverancier van kantoorbenodigdheden, services en oplossingen

Aanbesteding: Levering van kantoorartikelen 

‘Vorig jaar deden we mee aan een Europese openbare aanbesteding, waarbij de opdrachtgever wilde dat de pennen per stuk zouden worden verpakt en geleverd. Van die eis mocht 50 procent worden afgeweken. De in de markt gebruikelijke verpakkingseenheid is echter 10. Ja, we mochten daarin afwijken, alleen: anderhalve pen leveren gaat niet. Potentiële inschrijvers konden daar dus niks mee, met die verpakkingseis.’ 

‘De opdrachtgever realiseerde zich niet dat de vraag niet aansloot op het aanbod vanuit de markt. Ze lieten weten dat de huidige leverancier wel aan hun eisen voldeed. Wij vonden dat de concurrentie daardoor werd beperkt tot één partij, en wel de zittende leverancier. Twee potentiële inschrijvers, onder wie wij, kaartten dit aan. Vervolgens dienden wij een klacht in via het klachtenmeldpunt van de opdrachtgever. Die gaf inhoudelijk niet thuis, helaas. Dus trokken we ons terug uit de aanbesteding.’ 

Disproportionele eisen bij openbare aanbesteding

‘Uiteindelijk heeft de opdrachtgever maar één geldige inschrijving ontvangen, en dat was van de huidige leverancier. Hier werd aanbesteed om het aanbesteden. Als inkoper moet je dat niet willen en juist de concurrentie stimuleren. De opdrachtgever hield rigide vast aan haar voorwaarden, die teveel van de markt afweken. Daarmee handelde ze in strijd met het beginsel van gelijke behandeling, meenden wij.’

‘We zijn naar de Commissie van Aanbestedingsexperts gestapt met de vraag: zien wij het nou verkeerd? Maar de commissie gaf ons gelijk, vond ook dat er disproportionele eisen zijn gesteld, en ook dat de aanbesteding naar de zittende partij was toegeschreven. Nee, we zijn er niet mee naar de rechter gegaan. We wilden de zaak inhoudelijk toetsen en zijn blij dat dit door de aanbestedingsexperts is gedaan.’

‘We hebben ook goede ervaringen hoor. Dit jaar deden we mee aan een tender van een universiteit. Daar maakten we bezwaar tegen een van hun eisen. Na binnenkomst van de klacht verlengde de universiteit de inschrijftermijn om zo onze klacht zorgvuldig te kunnen behandelen. Dat was een verademing. Dat ze de procedure stilzetten en oog hebben voor de markt. Zo kan het ook.’

‘Pas op voor window dressing’

Naam: Gerard Gerding, bestuursvoorzitter van zorgorganisatie Gemiva-SVG Groep

Aanbesteding: gemeente zoekt leveranciers voor verschillende Wmo-zorgdiensten 

‘Onze financiers waren voorheen verzekeraars. Nu zijn dat gemeenten. Die moeten sinds 2015 zorg inkopen op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Opdrachten verwerven we via aanbestedingstrajecten. Dat geeft soms behoorlijk gedoe, vooral als het gaat om tarieven en leveringsvoorwaarden.’

‘Een van onze opdrachtgevers stelde een bijzondere voorwaarde: organisaties met een bestuurder die meer verdient dan de Balkenendenorm, worden gekort op hun budget. Daar hanteert de aanbestedende dienst een ingewikkelde rekenmethode voor. Voor ons komt het erop neer dat op de 700.000 euro die we omzetten in de desbetreffende gemeente er 347 euro wordt gekort. Dat is niet meer dan een symbolisch bedrag. Ja, de opdracht is uiteindelijk aan ons gegund, maar we hebben stelselmatig bezwaar gemaakt tegen die ene voorwaarde.’

Niet-zakelijke manier van aanbesteden

‘Waarom? Omdat ik een hekel heb aan partijen die op een niet-zakelijke manier met aanbestedingen omgaan. Burgers zeggen misschien: mooie voorwaarde, goed dat ‘graaiers’ worden aangepakt. Maar let wel: die 347 euro wordt niet gekort op mijn inkomen, maar op ons budget. Mijn werkgever houdt zich keurig  aan de Wet normering topinkomens, die sinds 2013 op de sector zorg van toepassing is. Onderdeel van die wet is een overgangsregeling – waaronder mijn inkomen valt – en die moeten opdrachtgevers op grond van de wet respecteren. Het gaat hier gewoon om window dressing. De aanbesteding wordt gebruikt om politiek en in de media te kunnen scoren.’

Niet naar de rechter

‘Ik ben naar de Commissie van Aanbestedingsexperts gestapt om een klacht in te dienen. Die heeft mijn klacht gegrond verklaard. De voorwaarde die de aanbestedende dienst hanteert is namelijk niet relevant voor de kwaliteit van de diensten die onze organisatie levert. Overigens heeft het advies van de commissie geen juridische consequenties. Maar mocht het tot een rechtszaak komen, dan zullen veel rechters dat advies ter harte nemen. Wij gaan niet naar de rechter om die 347 euro; dat kost snel 20.000 euro aan proceskosten. Ik wil dit professioneel aanpakken en geen goed geld naar kwaad geld gooien. De opdrachtgever heeft de voorwaarde niet aangepast.’

‘Mijn tip voor inschrijvende partijen: lees goed de voorwaarden door. Stel vragen als iets niet duidelijk is. Durf bezwaar in te dienen als je je punt duidelijk wilt maken. Van kleinere ondernemingen kan ik me voorstellen dat zij terughoudender zijn. Ze willen niet te boek staan als dwarsligger, en daardoor een opdracht missen. Maar ik wil mezelf in elk geval recht in de spiegel kunnen blijven aankijken.’

Een grotere, printvriendelijke versie van de infographic vind je onderaan dit artikel