Onheus behandeld bij een openbare aanbesteding: 3 ondernemers vertellen

Openbare aanbesteding door gemeenten en andere (overheids)instanties levert bedrijven regelmatig onnodige frustratie op. Deze bedrijven vertellen hoe het beter kan.

 

Openbare aanbesteding door gemeenten en andere (overheids)instanties levert bedrijven regelmatig onnodige frustratie op. De aanbesteders zeggen niet duidelijk wát ze willen, maar wel hóe ze het willen. Ze gaan in hun randvoorwaarden volslagen voorbij aan de praktijk. Of zijn zo precies dat er maar één kandidaat aan hun voorwaarden kan voldoen: de huidige leverancier. Deze 3 ondernemers werden onheus behandeld en kregen gelijk van de Commissie van Aanbestedingsexperts. Welke tips hebben zij voor de overheid?

 

‘Stop aanbesteden om het aanbesteden’

 

Naam: Wendy de Pree, tenderspecialist bij Staples Nederland, leverancier van kantoorbenodigdheden, services en oplossingen

Aanbesteding: Levering van kantoorartikelen 

 

‘Vorig jaar deden we mee aan een Europese openbare aanbesteding, waarbij de opdrachtgever wilde dat de pennen per stuk zouden worden verpakt en geleverd. Van die eis mocht 50 procent worden afgeweken. De in de markt gebruikelijke verpakkingseenheid is echter 10. Ja, we mochten daarin afwijken, alleen: anderhalve pen leveren gaat niet. Potentiële inschrijvers konden daar dus niks mee, met die verpakkingseis.’ 

‘De opdrachtgever realiseerde zich niet dat de vraag niet aansloot op het aanbod vanuit de markt. Ze lieten weten dat de huidige leverancier wel aan hun eisen voldeed. Wij vonden dat de concurrentie daardoor werd beperkt tot één partij, en wel de zittende leverancier. Twee potentiële inschrijvers, onder wie wij, kaartten dit aan. Vervolgens dienden wij een klacht in via het klachtenmeldpunt van de opdrachtgever. Die gaf inhoudelijk niet thuis, helaas. Dus trokken we ons terug uit de aanbesteding.’ 

 

Disproportionele eisen bij openbare aanbesteding

‘Uiteindelijk heeft de opdrachtgever maar één geldige inschrijving ontvangen, en dat was van de huidige leverancier. Hier werd aanbesteed om het aanbesteden. Als inkoper moet je dat niet willen en juist de concurrentie stimuleren. De opdrachtgever hield rigide vast aan haar voorwaarden, die teveel van de markt afweken. Daarmee handelde ze in strijd met het beginsel van gelijke behandeling, meenden wij.’

‘We zijn naar de Commissie van Aanbestedingsexperts gestapt met de vraag: zien wij het nou verkeerd? Maar de commissie gaf ons gelijk, vond ook dat er disproportionele eisen zijn gesteld, en ook dat de aanbesteding naar de zittende partij was toegeschreven. Nee, we zijn er niet mee naar de rechter gegaan. We wilden de zaak inhoudelijk toetsen en zijn blij dat dit door de aanbestedingsexperts is gedaan.’

‘We hebben ook goede ervaringen hoor. Dit jaar deden we mee aan een tender van een universiteit. Daar maakten we bezwaar tegen een van hun eisen. Na binnenkomst van de klacht verlengde de universiteit de inschrijftermijn om zo onze klacht zorgvuldig te kunnen behandelen. Dat was een verademing. Dat ze de procedure stilzetten en oog hebben voor de markt. Zo kan het ook.’

‘Beschrijf als opdrachtgever wat je wilt bereiken, niet hoe je het wilt bereiken’

 

Naam: Theo Widdershoven, strategisch adviseur bij Cascade visuele communicatie

Aanbesteding: Scholenfederatie zoekt communicatie-advies

 

‘Mensen zoals ik zijn over het algemeen te duur voor een mkb-bedrijf om in vaste dienst te hebben. Aanbesteders hebben daarom een enorme voorsprong op inschrijvers uit het midden- en kleinbedrijf. Zelf werkte ik hiervoor als senior beleidsadviseur Inkoop bij Staatsbosbeheer, en heb toen een post-hbo opleiding Aanbesteden gevolgd. Nu valt aanbesteden onder mijn taak als marketingadviseur.’

‘Een van de tenders waaraan we vorig jaar meededen was die van een scholenfederatie. Het ging om een openbare aanbesteding voor communicatie-advies, vormgeving, dtp, drukwerk-inkoop, fotografie en eventuele ondersteuning bij pr-diensten. Dat zijn veel specialisaties in één vraag. De gunning werd onder meer gebaseerd op het maken van drie webpagina’s, portretfoto’s van potentiële leerlingen en op een interview. Dat is een hoop werk. Er is ook om werk gevraagd dat tot de feitelijke opdracht behoort. De aanbestedende dienst moet goed nadenken over hoe groot ze eigenlijk zelf zijn, en of dat in verhouding staat tot wat ze eisen.'

 

Dichtgetimmerde procedures bij openbare aanbesteding

‘Aanbesteden is ongelooflijk juridisch geworden. Tuurlijk, overheidsgeld moet op een transparante, efficiënte manier worden besteed. Maar om dit doel te bereiken, timmeren aanbestedende diensten de opdracht volledig dicht met gedetailleerde procedures. Je zou als deelnemer vooral de kwaliteit van je dienst moeten beschrijven, maar hoe meet je die? En de opdrachtgever zou, om de kwaliteit van ons werk te kunnen beoordelen, minstens over dezelfde opleiding moeten beschikken als onze ontwerpers. Een inkoper of ambtenaar heeft die kennis niet.’

 

Subjectieve gunningseisen

‘Tegen deze aanbesteding hebben we drie klachten ingediend bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.  De commissie verklaarde één van die klachten gegrond. De scholenfederatie hanteerde als gunningseis een ‘klik’ met de leverancier - dat vonden de aanbestedingsexperts inderdaad te subjectief en ondoorzichtig. De andere klachten werden niet gehonoreerd, dus trokken we ons terug uit de aanbestedingsprocedure. Normaliter zouden drie mensen circa een maand met deze inschrijving bezig zijn geweest, en ons zeker 10.000 euro hebben gekost.’

‘Hoe mooi zou het zijn als aanbesteders meer functioneel zouden specificeren, dat wil zeggen: beschrijven wat ze willen bereiken en niet hoe ze dat willen bereiken. Opdrachtgevers zouden vooraf ook beter moeten nagaan wie ze zoeken. Anders wordt het aantal inschrijvers wel erg groot. Dat kost tijd en geld, ook voor de inkoper. Die moet uit al die aanbieders en het papierwerk één geschikte leverancier kiezen.’

‘Pas op voor window dressing’

 

Naam: Gerard Gerding, bestuursvoorzitter van zorgorganisatie Gemiva-SVG Groep

Aanbesteding: gemeente zoekt leveranciers voor verschillende Wmo-zorgdiensten 

 

‘Onze financiers waren voorheen verzekeraars. Nu zijn dat gemeenten. Die moeten sinds 2015 zorg inkopen op basis van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. Opdrachten verwerven we via aanbestedingstrajecten. Dat geeft soms behoorlijk gedoe, vooral als het gaat om tarieven en leveringsvoorwaarden.’

‘Een van onze opdrachtgevers stelde een bijzondere voorwaarde: organisaties met een bestuurder die meer verdient dan de Balkenendenorm, worden gekort op hun budget. Daar hanteert de aanbestedende dienst een ingewikkelde rekenmethode voor. Voor ons komt het erop neer dat op de 700.000 euro die we omzetten in de desbetreffende gemeente er 347 euro wordt gekort. Dat is niet meer dan een symbolisch bedrag. Ja, de opdracht is uiteindelijk aan ons gegund, maar we hebben stelselmatig bezwaar gemaakt tegen die ene voorwaarde.’

 

Niet-zakelijke manier van aanbesteden

‘Waarom? Omdat ik een hekel heb aan partijen die op een niet-zakelijke manier met aanbestedingen omgaan. Burgers zeggen misschien: mooie voorwaarde, goed dat ‘graaiers’ worden aangepakt. Maar let wel: die 347 euro wordt niet gekort op mijn inkomen, maar op ons budget. Mijn werkgever houdt zich keurig  aan de Wet normering topinkomens, die sinds 2013 op de sector zorg van toepassing is. Onderdeel van die wet is een overgangsregeling – waaronder mijn inkomen valt – en die moeten opdrachtgevers op grond van de wet respecteren. Het gaat hier gewoon om window dressing. De aanbesteding wordt gebruikt om politiek en in de media te kunnen scoren.’

 

Niet naar de rechter

‘Ik ben naar de Commissie van Aanbestedingsexperts gestapt om een klacht in te dienen. Die heeft mijn klacht gegrond verklaard. De voorwaarde die de aanbestedende dienst hanteert is namelijk niet relevant voor de kwaliteit van de diensten die onze organisatie levert. Overigens heeft het advies van de commissie geen juridische consequenties. Maar mocht het tot een rechtszaak komen, dan zullen veel rechters dat advies ter harte nemen. Wij gaan niet naar de rechter om die 347 euro; dat kost snel 20.000 euro aan proceskosten. Ik wil dit professioneel aanpakken en geen goed geld naar kwaad geld gooien. De opdrachtgever heeft de voorwaarde niet aangepast.’

‘Mijn tip voor inschrijvende partijen: lees goed de voorwaarden door. Stel vragen als iets niet duidelijk is. Durf bezwaar in te dienen als je je punt duidelijk wilt maken. Van kleinere ondernemingen kan ik me voorstellen dat zij terughoudender zijn. Ze willen niet te boek staan als dwarsligger, en daardoor een opdracht missen. Maar ik wil mezelf in elk geval recht in de spiegel kunnen blijven aankijken.’

 

Een grotere, printvriendelijke versie van de infographic vind je onderaan dit artikel

11 aanbevelingen die openbare aanbesteding minder frustrerend maken

 

Sinds 2016 is zijn ondernemers en aanbestedende overheidsdiensten bezig met het oplossen van knelpunten. Staatssecretaris Mona Keijzer van Economische Zaken kreeg het resultaat, de actieagenda Beter Aanbesteden, met onderstaande tips vrijdag 16 februari aangeboden.

    • Zorg dat de rol inkooporganisatie duidelijk is
    • Goed aanbesteden begint met kennis van de markt
    • Maak het inkoopbeleid transparant en publiceer tijdig op internet
    • Wijk alleen bij uitzondering af van de VNG model-inkoopvoorwaarden
    • Kies de procedure die past bij de aanbesteding
    • Cluster aanbestedingen alleen als het niet anders kan
    • Houdt de tenderkosten voor ondernemers zo laag mogelijk
    • Maak gebruik van kennis uit de markt om reële gunningscriteria aan te houden
    • Let op dat de termijn in een aanbesteding uitvoerbaar zijn
    • Zorg voor een evaluatie met inschrijvers en de eigen gemeentelijk organisatie
    • Durf duidelijk te zijn in de communicatie