Grote ondernemingen moeten vanaf 2025 digitaal rapporteren via SBR

Wat u moet weten?

Vanaf boekjaar 2025 geldt de verplichting tot digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel ook voor grote ondernemingen en daaraan verbonden middelgrote rechtspersonen. Deze verplichting, voortkomend uit het gewijzigde Besluit elektronische deponering handelsregister, betekent een belangrijke omslag voor grote ondernemingen en hun dochterbedrijven. De verplichting tot digitaal deponeren via SBR geldt voor boekjaren die starten op of na 1 januari 2025. Dit betekent dat bedrijven zich nu al moeten voorbereiden op deze wijziging.

Wat verandert er precies?

De inhoud van de jaarrekening verandert niet. Wat verandert is de wijze van aanlevering: digitaal en gestructureerd, zodat deze automatisch verwerkt kan worden door systemen.

Waar micro-, kleine en middelgrote ondernemingen al langer verplicht zijn digitaal te rapporteren, geldt deze verplichting nu ook voor grote ondernemingen. Zij moeten hun jaarrapportage indienen in een digitaal formaat: XBRL (SBR[1] Instance) of het nieuwe iXBRL (SBR Report Package).

Ondernemingen hebben dus de keuze tussen:

• XBRL[2] (SBR Instance): gestandaardiseerd, beperkt aanpasbaar;
• iXBRL (SBR Report Package): flexibeler, visueel aantrekkelijker, geschikt voor maatwerk en duurzaamheidsinformatie.

Deponeren kan handmatig via het uploadportaal van de KvK of geautomatiseerd via rapportagesoftware of een dienstverlener. Via Digipoort is de standaardroute voor geautomatiseerde indiening.

Logius is de overheidsorganisatie die verantwoordelijk is voor het beheer van het SBR Afsprakenstelsel. Dit stelsel bevat de technische en organisatorische afspraken die nodig zijn om financiële rapportages digitaal en veilig uit te wisselen tussen bedrijven en overheden. Logius ondersteunt organisaties bij de implementatie van SBR en biedt informatie over de technische specificaties, validatie en aansluiting op Digipoort.

Wat komt er op ondernemers af?

1. Kies het juiste formaat:
   • SBR Instance: geschikt als uw jaarrekening past binnen de standaard Nederlandse Taxonomie.
   • SBR Report Package: vereist als u eigen termen wilt gebruiken of duurzaamheidsinformatie moet rapporteren.
2. Zorg voor technische omzetting:
   • Als uw jaarrekening op papier is opgesteld, moet deze worden omgezet naar een digitaal formaat.
   • Let op: deze omzetting kan leiden tot inconsistenties tussen de oorspronkelijke jaarrekening en de digitale versie

3. Betrek uw accountant tijdig:

De accountant controleert de jaarrekening vóór deponering en moet toestemming geven voor opname van de controleverklaring in de SBR Report Package.

De digitale omzetting naar een SBR Report Package valt buiten de wettelijke controle.

De accountant zal checks willen uitvoeren alvorens toestemming wordt gegeven voor opname van de controleverklaring in de SBR Report Package en kan op verzoek bijvoorbeeld ook een aanvullende assuranceopdracht uitvoeren conform standaard 3950N. Meer hierover is te lezen in Audit Alert 50 van de NBA.

Wat zijn de risico’s?

Een verkeerd opgestelde SBR Report Package kan leiden tot:

• Inconsistenties tussen de visuele presentatie en de onderliggende XBRL-data.
• Onjuiste interpretatie van financiële gegevens door gebruikers of toezichthouders.
• Vertraging bij acceptatie door de KvK als het pakket technisch niet voldoet.

Waar vindt u hulp en informatie?

• NBA Alert 50: biedt uitgebreide uitleg over de rol van de accountant en de technische eisen van het SBR Report Package. Lees hier meer
• KvK: geeft praktische informatie over het indienen van jaarrekeningen en controleert of uw digitale rapportage correct is ontvangen. Bekijk de KvK-pagina
• SBR Programma: bevat technische documentatie en de Regelgevende Technische Standaard (RTS) voor SBR. Bezoek SBR.nl.

Wat kunt u nu al doen?

Vooral in het eerste jaar zal de overgang extra tijd en aandacht vergen. Ondernemingen moeten hun rapportageproces aanpassen, mogelijk nieuwe software aanschaffen en hun accountant tijdig betrekken.

• Inventariseer of uw onderneming onder de nieuwe verplichting valt.
• Bespreek met uw accountant welk scenario op uw onderneming van toepassing is. (Zie Audit alert 50 van de NBA)
• Kies tijdig voor een SBR Instance of SBR Report Package.
• Stem af met uw softwareleverancier over de keuzemogelijkheden die u heeft.
• Zorg voor technische validatie van uw digitale rapportage vóór deponering.
• Gebruik de overgangsperiode. Ondernemingen kunnen vrijwillig rapporteren over 2024 via het uploadportaal van de Kamer van Koophandel en daarmee testen en vertrouwd raken met elektronisch deponeren voordat het verplicht wordt over 2025.

Tot slot

De overgang naar digitale deponering via SBR is een belangrijke stap richting efficiëntere en transparantere financiële verslaglegging. Door nu actie te ondernemen, voorkomt u problemen bij deponering en waarborgt u de betrouwbaarheid van uw financiële informatie.

VNO-NCW neemt deel aan de Taskforce Jaarverslaggevingsketen (TF-JVK). De TF-JVK is een samenwerkingsverband van onder andere de KvK, NBA, VNO-NCW, Logius, het ministerie van Economische Zaken en de Raad voor de Jaarverslaggeving. Deze Taskforce heeft de invoering van de verplichte digitale deponering voor grote ondernemingen voorbereid en begeleidt de implementatie in de praktijk.

De Taskforce heeft onder andere de technische en juridische randvoorwaarden uitgewerkt, de communicatie richting ondernemingen en accountants afgestemd en geadviseerd over de keuze tussen SBR Instance en SBR Report Package.

Heeft u vragen? Neem gerust contact op met Annette Houwaart-Nonhof Beleidsadviseur Accountancy en Corporate Governance, uw accountant of raadpleeg de informatie op de websites van de KvK, NBA en SBR.

[1] SBR staat voor Standard Business Reporting

[2] XBRL staat voor eXtensible Busines Reporting Language en iXBRL staat voor Inline XBRL