Frustraties aan de grens…. Maar zó kan het ook

Smeergeld, eindeloze controles en oponthoud. In veel landen werkt de douane ondernemers behoorlijk tegen. En toch kan het anders, laat de Nederlandse Douane zien. Eind oktober wordt Rotterdam overspoeld door douaneambtenaren uit meer dan honderd landen. Zullen zij gaan inzien dat het een stuk ondernemersvriendelijk kan?

Eindeloze procedures, stápels papierwerk en geen flauw idee wanneer je goederen weer worden vrijgegeven. Dat is in grote delen van de wereld de douanepraktijk. Monique Ansink, directeur van Excellent Products, kan erover meepraten. De fabrikant van bevestigingsmaterialen heeft een eigen productievestiging in Vietnam. De Douane in dat land werkt allesbehalve snel. Je zit er uren te wachten voordat je exportdocumenten klaar zijn. En vervolgens duurt het nog heel lang voordat die documenten worden afgegeven. ‘Alles wordt tot de komma nauwkeurig nagekeken. Elke zending weer’, verzucht Ansink. ‘Het is niet zo dat je als vertrouwd leverancier wordt gezien als je daar een aantal keer een zending hebt aangeboden die in orde bleek te zijn. Je wordt elke keer opnieuw beoordeeld. Alles is er op gericht om degenen die iets fout doen te pakken.’

Veel compassie met ondernemers lijkt er niet te zijn in Vietnam. En al helemaal niet in landen als Congo, Jemen en Kameroen, die onderaan de wereldranglijst van de Wereldbank bungelen als het gaat om douanefaciliteiten. Nederland daarentegen staat al jarenlang in de top van ditzelfde lijstje. Kees Kuijken, directeur van logistiek dienstverlener KLG Europe, is verbaasd dat ons land maar een vierde plaats inneemt. ‘De samenwerking met de Douane is hier goed. De dienst denkt met ons mee, is bereid te zoeken naar oplossingen voor problemen waar wij tegenaan lopen. Oplossingen die aansluiten bij de wetgeving én werkbaar zijn voor ons.’

Zwaaien met de wet
Die samenwerking tussen Douane en bedrijfsleven is de kracht van Nederland, zegt Frank Heijmann, hoofd handelsrelaties bij de Nederlandse Douane. Maar er zijn ook nauwe banden met de wetenschap. De Rotterdam School of Management verzorgt sinds een paar jaar zelfs een aparte masterstudie. Daar zitten mensen uit bedrijfsleven en overheid naast elkaar in de schoolbanken. ‘Dat is dé manier om begrip te kweken voor elkaars handelen.’

Traditioneel werken bij de Douane belastingambtenaren waarvoor de wet leidend is, stelt Heijmann. Maar als je de wet goed wilt toepassen, moet je ook iets begrijpen van de bedrijven. ‘Eigenlijk moeten douaneambtenaren een beetje schizofreen zijn. Aan de ene kant moeten ze de maatschappij en de veiligheid dienen door te stoppen en te controleren. Aan de andere kant worden ze afgerekend op de snelheid waarmee ze goederen doorlaten. Dat is in het belang van de economie en de concurrentiekracht. Het is de kunst daar een balans in te vinden.’

Het is een denk- en werkwijze die volgens Heijmann elders nog wel eens leidt tot opgetrokken wenkbrauwen. ‘In veel landen staat de overheid vooral tegenover burgers en bedrijven. Met een zeker dedain en wantrouwen. Maar niet iedereen is een crimineel. Bedrijven willen gewoon zaken doen. Die perceptie kan alleen veranderen als wij laten zien dat iedereen beter wordt van samenwerken.’

Honderd landen
Het zou ondernemers helpen als die zienswijze ook tot andere landen zou doordringen. Het vijfde Technology & Information Forum van de Wereld Douane Organisatie, eind oktober in Rotterdam, moet daaraan bijdragen. Vertegenwoordigers van zo’n honderd landen schuiven daar aan, verwacht Heijmann. ‘Traditioneel is het Forum de plek waar aanbieders en afnemers van allerlei apparatuur voor toezicht en opsporing bij elkaar komen. Maar wij willen er ook een visie uitdragen. Laten zien hoe wij hier werken.’

Als voorbeeld noemt hij Schiphol Smartgate. ‘De Douane wil graag zendingen controleren. Daarvoor moeten ze door de scanner. Dat betekent dat we ze uit de logistieke stroom moeten halen en dat creëert oponthoud. Maar op Schiphol hechten bedrijven zelf ook groot belang aan veiligheid. Vliegtuigmaatschappijen willen bijvoorbeeld graag weten of er geen gevaarlijke dingen mee de lucht in gaan, dus die doen hun eigen scans. Als je dat van elkaar begrijpt, kun je ook samenwerken. Wij pluggen nu in op de scanapparatuur van die bedrijven en kijken dan op ons kantoor mee.’

De Douane werkt ook met geautoriseerde marktdeelnemers. ‘Bij die gecertificeerde bedrijven controleren we niet langer de zendingen, maar kijken we vooral of ze hun eigen processen goed controleren. Neem een medicijnfabrikant. Die heeft er alle belang bij dat zijn medicijnen veilig en zonder vervuiling bij de klant komen. Niet omdat dat in de wet staat, maar omdat hij zelf belang heeft bij een goed product. Als de Douane weet welke maatregelen er worden genomen, kunnen we daar op meeliften.’

Stuk strenger
Hoe dat vertrouwen in de praktijk uitwerkt? Kuijken heeft een vergunning voor een douaneloods waarin hij goederen kan opslaan zonder ze te hoeven inklaren. ‘Douane-technisch zijn ze dan niet in Nederland en dat scheelt veel rompslomp. Er zijn meer landen die zo’n vergunning verstrekken. Maar daar zijn de eisen waar je aan moet voldoen veel strenger. Dan moet je bijvoorbeeld beschikken over een speciaal gezekerde ruimte, waar de goederen achter een hek moeten worden geplaatst. Soms gaat het zo ver dat de Douane moet opdraven om het hek te openen en weer te sluiten als je iets in de douaneloods wilt zetten of er uit wilt halen. In Nederland volstaat het om de zaken administratief bij te houden.’

De controle is in Nederland ook praktisch geregeld, vindt Kuijken. ‘De Douane kijkt simpelweg of de papieren status en de werkelijkheid overeen komen.’ Zijn bedrijf heeft ook een vergunning om inklaringen te doen. Dat wil zeggen dat het de import van goederen mag verzorgen. De aanpak van het douanetoezicht heeft wat weg van de werkwijze bij de apk-keuring van auto’s. ‘Tijdens het digitaal inklaren mogen de goederen gewoon op of in de vrachtauto blijven. Na het inklaren heeft de Douane een kwartier om te melden dat een controle volgt. Als het tot een controle komt, vindt deze binnen een uur plaats. Deze aanpak werkt erg goed.’

Papierwinkel
Heel anders is het in Turkije, is de ervaring van Kuijken. ‘Ze werken daar nog naar de letter van de wet. Goederen die moeten worden ingeklaard, moeten worden gelost en in een douaneloods worden geplaatst. Als de papierwinkel in orde is, kan er vervolgens rustig nog een dag overheen gaan voordat de Douane langskomt voor een vergelijking van lading en papieren. Dat betekent dat de auto waarmee de goederen zijn aangevoerd een dag staat te wachten of dat je een dag later een andere auto moet sturen om de goederen weer weg te halen. De extra kosten die dat met zich meebrengt, zijn gigantisch.’

Luisteren naar het bedrijfsleven is er niet bij, merkt Kuijken. ‘Pogingen om de zaak wat te stroomlijnen worden je niet in dank afgenomen. De Douane heeft zoiets van: ‘Meneer de logistiek dienstverlener, waar bemoeit u zich mee?’ En daar heb je je dan maar bij neer te leggen. Tegenover voorstanders van verandering staan organisaties die belang hebben bij het in stand houden van de huidige situatie: douane-expediteurs en eigenaren van loodsen die niks anders doen dan douanegoederen opslaan. Nee, ik ben bang dat de situatie in Turkije nog lang bij het oude zal blijven.’

Toch denkt Heijmann dat de Nederlandse werkwijze steeds meer navolging zal vinden. ‘Op Schiphol en in Rotterdam ontvangen we elke week vertegenwoordigers van ergens uit de wereld die hier komen kijken. En we investeren ook in hulp aan andere landen. Via projecten van de Wereldbank bijvoorbeeld. Vergis je niet, er wordt heel goed naar ons gekeken.’